企业办理三体系认证需配合的资料与工作清单

（适用于 ISO 9001 质量管理体系、ISO 14001 环境管理体系、ISO 45001 职业健康安全管理体系）

一、前期资料准备配合

企业需提前梳理并提供基础文件，为咨询公司搭建体系框架奠定基础，核心资料包括：

1. 企业资质文件

◦ 营业执照、组织机构代码证（若未 “三证合一”）、行业许可证书（如生产许可证、经营许可证等，根据行业特性提供）；

◦ 企业组织架构图（需明确各部门职责分工，标注管理者代表或体系负责人）；

◦ 场地证明（如厂房租赁合同、产权证明，若涉及多场所需提供所有场所清单及地址）。

1. 产品 / 服务相关资料

◦ 产品清单、工艺流程图纸（或服务流程图），需标注关键工序及质量 / 环境 / 安全控制点；

◦ 现行执行的产品标准、行业规范（如国家标准、行业标准或企业内控标准）；

◦ 主要设备清单（含设备名称、型号、采购日期、校准 / 维护记录，需区分生产设备、检测设备）。

1. 基础管理文件

◦ 现有管理制度汇编（如质量管理制度、安全操作规程、环境管理制度等，无需完善但需提供原始版本）；

◦ 近 1-2 年的客户投诉记录、产品检验报告（若有）；

◦ 员工花名册（含岗位分工、特种作业人员证书，如电工证、焊工证等）。

二、体系运行阶段配合（资料准备后 2-3 个月）

此阶段需企业全员参与，将体系要求融入日常运营，重点配合事项如下：

1. 文件编制与确认

◦ 安排各部门对接人参与体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书）的讨论与修订，确保文件符合企业实际操作流程；

◦ 组织内部文件评审会议，确认文件的完整性、可操作性，由管理层签字审批发布。

1. 记录表单填写与留存

◦ 按照咨询公司提供的表单模板（如生产记录、设备维护记录、环境监测记录、培训记录等），规范填写日常运营数据；

◦ 建立文件与记录管控台账，确保所有记录可追溯（建议按部门分类存放，保存期限不低于 6 个月）。

1. 内部培训与意识宣贯

◦ 组织全员参加 ISO 三体系基础知识培训（由咨询公司授课），确保员工了解体系核心要求（如 “顾客满意”“污染预防”“风险控制”）；

◦ 针对特殊岗位（如质量检验员、安全员）开展专项培训，留存培训签到表与考核记录。

三、审核阶段配合

企业需配合认证机构完成现场审核，确保审核顺利通过，具体配合工作：

1. 审核前准备

◦ 整理全套体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书）及近 3 个月的记录表单，按审核计划分类摆放；

◦ 确定审核陪同人员（建议由体系负责人或管理者代表担任），提前熟悉审核流程与重点关注环节。

1. 现场审核配合

◦ 安排相关部门负责人按时参加审核会议（如首次会议、部门访谈、末次会议），如实回答审核员提问；

◦ 协助审核员查阅文件、现场观察（如生产车间、仓库、实验室、废水 / 废气处理设施等），及时提供所需资料。

1. 不符合项整改

◦ 若审核中发现不符合项（如记录填写不规范、培训未覆盖全员等），需在咨询公司指导下制定整改计划；

◦ 按整改期限完成纠正与预防措施（如补充培训、修订文件、完善记录），并提供整改证据（如整改报告、新记录表单）。

四、后续维护配合（认证通过后）

为确保证书持续有效，企业需长期配合咨询公司完成体系维护：

1. 年度监督审核准备

◦ 每年提前 1 个月整理近 12 个月的体系运行记录（如顾客满意度调查、内部审核记录、管理评审记录）；

◦ 配合咨询公司完成年度内部审核与管理评审，识别体系改进空间。

1. 体系更新与优化

◦ 若企业发生重大变更（如业务范围扩大、设备升级、法规标准更新），需及时告知咨询公司，修订体系文件；

◦ 定期收集员工与顾客反馈，结合咨询公司建议，持续优化体系运行效率（如简化流程、降低运营风险）。

1. 证书管理

◦ 妥善保管 ISO 三体系认证证书（含电子版与纸质版），若证书遗失或信息变更（如企业名称、地址变更），需及时联系咨询公司协助办理补证或变更手续。

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